Dunia perniagaan atau dunia keusahawanan adalah sangat luas. Usahawan tidak boleh lari daripada terlibat dengan perakaunan kerana hal ini merupakan salah satu elemen penting yang menentukan kestabilan kewangan syarikat. Oleh itu, Cik Min ingin kongsikan 19 perkara perakaunan yang usahawan perlu tahu!

Ada 19 Perkara Perakaunan Usahawan Perlu Tahu? Banyaknya!

Artikel kali ini agak panjang kerana Cik Min ingin senaraikan 19 perkara perakaunan usahawan perlu tahu. Namun, Cik Min jamin artikel ini sangat berguna sebagai panduan buat usahawan di luar sana yang masih belum arif soal perakaunan syarikat.

1. Perniagaan memerlukan entiti (Enterprise atau PLT atau Syarikat Sdn. Bhd.) yang berdaftar dengan SSM.

2. Bagi bakal usahawan atau usahawan baru, anda dinasihatkan untuk bermula dengan Enterprise, berbanding syarikat Sdn. Bhd., kecuali syarat dan terma bisnes yang bakal dibuat itu memerlukan Syarikat Sdn. Bhd.

3. Usahawan merupakan pemilik perniagaan dan pengarah syarikat. Pada masa yang sama, usahawan juga merupakan majikan.

(Maksud majikan: Majikan merupakan organisasi atau individu yang menggaji seseorang pekerja, dan dibayar upah atau gaji atau apa-apa imbuhan sebagai balasan daripada kerja yang dibuat).

4. Majikan perlu peka terhadap kewajiban berdaftar dengan badan statutori, seperti Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (EPF), Kumpulan Wang Keselamatan Sosial (SOCSO), Pertubuhan Keselamatan Sosial (SIP), Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN), dan lain-lain badan statutori yang berkaitan.

5. Majikan perlu patuh undang-undang atau akta, seperti:

• Akta Perniagaan 1956 (Enterprise)
• Akta Syarikat 2016 (Syarikat Sdn Bhd)
• Akta Cukai 1967 (Individu, Perkongsian dan Syarikat Sdn Bhd)
• Akta Kerja 1955 (Majikan)
• Akta EPF (Majikan)
• Akta SOCSO (Majikan)

Kesan Sekiranya Tidak Mematuhi Undang-undang atau Akta | 19 Perkara Perakaunan Usahawan Perlu Tahu

Sekiranya pengarah atau majikan mematuhi akta, anda dikira telah melaksanakan tanggungjawab. Namun, jika anda melanggar akta tersebut, anda akan dikenakan penalti atau cukai, dan dikira telah melakukan jenayah. Pilihan di tangan anda. Jadi, jom patuhi semua akta!

6. Usahawan yang ingin berniaga perlu membuka Bank Akaun Perniagaan (Enterprise atau PLT atau Syarikat Sdn. Bhd.) bagi tujuan pengasingan duit peribadi dan perniagaan.

Kepentingan Mengasingkan Bank Akaun Perniagaan dan Bank Peribadi | 19 Perkara Perakaunan Usahawan Perlu Tahu

• Memudahkan proses untuk mengenal pasti duit perniagaan dan duit peribadi.
• Menjadikan rekod duit masuk dan keluar lebih tepat dan dapat memberi gambaran prestasi perniagaan yang sebenar, sama ada untung atau rugi. Rekod yang tidak tepat boleh menyebabkan implikasi kepada cukai pemilik perniagaan tersebut, sama ada terkurang atau terlebih bayar cukai.
• Mengelakkan pemilik perniagaan (Enterprise) daripada menggunakan duit perniagaan atau berhutang duit perniagaan dan sebaliknya.
• Mengelakkan akaun bank peribadi individu tersebut dibekukan oleh pihak bank atas sebab transaksi masuk dan keluar terlalu aktif, atau amaun masuk dan keluar yang banyak.

Kelebihan Membuka Akaun Semasa Berbanding Akaun Simpanan dalam Perniagaan

• Nama akaun semasa adalah sama dengan nama syarikat atau Enterprise (kecuali nama Enterprise itu menggunakan nama anda sendiri).
• Bank akan menawarkan kemudahan overdraft atau pembiayaan.
• Akaun semasa lebih dipercayai, terutamanya oleh pelanggan.

7. Akaun perniagaan atau syarikat perlu dibuat bermula dari hari pertama pendaftaran Enterprise atau penubuhan Syarikat Sdn. Bhd.

8. Menyediakan akaun perniagaan dan syarikat merupakan tanggungjawab pemilik perniagaan dan pengarah syarikat.

Akaun Perniagaan atau Akaun Pengurusan (Management Account) terbahagi kepada dua bahagian, iaitu:

• Penyata Untung & Rugi
• Kunci Kira-kira

9. Pemilik perniagaan atau pengarah perlu tahu dan faham cara membaca:

• Laporan Kewangan
• Laporan Kewangan Beraudit

Apakah perbezaan antara Laporan Kewangan dan Laporan Kewangan Beraudit?

Kedua-dua laporan ini memberi maklumat yang lebih kurang sama. Bezanya ialah Laporan Kewangan tidak diaudit, manakala Laporan Kewangan Beraudit pula diaudit.

Audit ialah pemeriksaan atau penilaian transaksi kewangan yang dicatatkan dalam buku akaun.

10. Pemilik perniagaan atau pengarah syarikat perlu bijak menguruskan duit masuk dan keluar. Alat yang diperlukan untuk menguruskan kewangan adalah seperti berikut:

• Buku Tunai/Bank
• Aliran Tunai
• Belanjawan

Apa Itu Buku Tunai? | 19 Perkara Perakaunan Usahawan Perlu Tahu

Buku Tunai merupakan alat untuk merekod transaksi duit masuk dan keluar dari bank syarikat atau Enterprise.

11. Pemilik perniagaan perlu menyimpan dokumen sokongan bagi setiap transaksi duit masuk dan keluar dari bank perniagaan. Terdapat dua (2) kategori dokumen sokongan yang perlu disimpan oleh pemilik syarikat, iaitu:

A. Dokumen Sokongan Duit Masuk

• Invois kepada pelanggan
• Resit Rasmi
• Perjanjian
• Lain-lain

B. Dokumen Sokongan Duit Keluar

• Invois daripada pembekal
• Resit
• Bil
• Resit Rasmi
• Perjanjian
• Lain-lain

Apa Itu Dokumen? | 19 Perkara Perakaunan Usahawan Perlu Tahu

Salah satu daripada 19 perkara perakaunan yang usahawan perlu tahu adalah tentang dokumen.

Berdasarkan Wikipedia, dokumen merupakan maklumat yang diwujudkan, sama ada dalam bentuk kertas, atau imej yang diimbas atau secara elektronik, yang masih boleh dipinda atau diubah. Dokumen yang telah dimuktamadkan mungkin berakhir sebagai rekod jika dokumen tersebut merupakan bukti transaksi. Oleh itu, boleh dikatakan bahawa rekod bermula daripada dokumen. Namun, bukan semua dokumen akan berakhir sebagai rekod.

Pendek kata, dokumen ialah sesuatu yang kita gunakan untuk membuktikan berlakunya sesuatu transaksi.

Mari Cik Min berikan satu contoh, iaitu transaksi pembelian gula di 7-11. Apa yang membuktikan berlakunya pembelian gula itu? Jawapannya ialah resit, iaitu dokumen. Jika kita tidak membuat pembelian, maka tidak ada resit atau dokumen.

Dalam perakaunan, dokumen lazimnya dipanggil sebagai Dokumen Sokongan.

12. Semua Dokumen Sokongan perlu disimpan 6 + 1 tahun (6 tahun ke belakang dan 1 tahun semasa).

Akta Cukai Pendapatan 1967 | 19 Perkara Perakaunan Usahawan Perlu Tahu

Mengikut Seksyen 82, Akta Cukai Pendapatan 1967, mana-mana individu yang menjalankan perniagaan wajib menyimpan dengan selamat dokumen dan rekod perniagaan selama 7 tahun bagi membolehkan keuntungan dan kerugian perniagaan itu ditentukan dengan mudah.

Akibat kegagalan menyimpan rekod yang mencukupi, individu itu boleh didakwa dan jika disabit kesalahan, boleh dikenakan denda tidak kurang dari RM300 dan tidak lebih dari RM10,000, atau dipenjara tidak melebihi 12 bulan atau kedua-duanya sekali. Pihak Ketua Pengarah LHDN juga boleh membuat taksiran anggaran mengikut penilaian mereka sendiri.

Seksyen 82 (9) Akta Cukai Pendapatan, 1967, Ketetapan Umum No.:4/2000 (disemak semula) & Akta Syarikat 2016, “rekod” & “rekod yang mencukupi” termasuk:

• Buku akaun
• Invois
• Penyata bank
• Buku cek
• Resit pembayaran
• Rekod pembayaran gaji
• Salinan resit yang dikeluarkan
• Baucar

13. Pemilik perniagaan mempunyai dua (2) pilihan, iaitu sama ada mempunyai pekerja dalaman untuk menyediakan Akaun Syarikat, atau mengupah orang luar yang mempunyai kelayakan lesen dan pengalaman dalam bidang perakaunan.

14. Pemilik perniagaan mempunyai dua (2) pilihan, sama ada ingin menggunakan Accounting Software atau manual dalam menyediakan Laporan Kewangan. Untuk pengetahuan pemilik perniagaan, kebanyakan Accounting Software yang ada di pasaran adalah sesuai untuk semua jenis perniagaan.

15. Terdapat tiga (3) kategori bayaran yang boleh dibuat kepada pengarah syarikat, iaitu:

• Gaji atau biasanya dipanggil Director Remuneration – Tertakluk kepada EPF dan cukai
• Elaun – Tertakluk kepada cukai sahaja
• Fi – Tertakluk kepada EPF dan cukai

16. Pengarah syarikat digalakkan untuk mengambil gaji atau elaun bagi tujuan mengawal perbelanjaan syarikat daripada perbelanjaan peribadi tanpa had. Belanja peribadi merupakan belanja yang tidak dibenarkan untuk ditolak daripada pendapatan dalam pengiraan cukai pendapatan.

Gaji dan elaun pengarah adalah tertakluk kepada KWSP dan cukai, manakala fi pengarah adalah tertakluk kepada cukai sahaja.

Apakah Perbezaan antara Elaun Pengarah dan Fi Pengarah? | 19 Perkara Perakaunan Usahawan Perlu Tahu

17. Tidak ada istilah gaji bagi pemilik Enterprise. Ianya dipanggil drawing.

Berbeza dengan pengarah syarikat yang layak dibayar gaji kerana mereka juga merupakan pekerja syarikat (dalam keadaan tertentu), namun ada hadnya juga. Walaupun istilahnya berbeza, namun objektifnya adalah sama. Drawing merupakan item dalam Kunci Kira-Kira, manakala gaji merupakan item dalam penyata Untung & Rugi.

Apa itu Kunci Kira-Kira? | 19 Perkara Perakaunan Usahawan Perlu Tahu

Kunci Kira-Kira atau juga dipanggil sebagai Balance Sheet, boleh diterjemahkan dari sudut namanya sendiri, iaitu balance bermaksud seimbang atau baki, manakala sheet bermaksud lembaran. Oleh itu, Balance Sheet merupakan Lembaran Seimbang atau Lembaran Baki.

Berdasarkan terjemahan tersebut, dapat dilihat itulah yang dilaporkan dalam Kunci Kira-Kira, iaitu Lembaran Baki yang Seimbang. Apakah yang dimaksudkan dengan baki yang seimbang? Baki yang seimbang merupakan baki pada akhir tahun bagi tiga item besar yang ada dalam Kunci Kira-Kira, iaitu:

• Aset
• Modal
• Liabiliti

18. Pemilik perniagaan perlu tahu cara mengurus inventori/stok. Inventori/stok ialah:

• Barang niaga yang dibeli untuk dijual, tetapi tidak terjual pada setiap akhir bulan atau akhir tahun
• Aset bagi sesebuah syarikat atau perniagaan
• Item aset semasa dalam Kunci Kira-Kira
• Item kos dalam Penyata Untung Rugi
• Terdiri daripada tiga (3) jenis, iaitu Raw Material (Bahan Mentah), Work-In-Progress (Kerja dalam proses) dan Finished Goods (Barang Siap)

Point terakhir dalam 19 perkara perakaunan usahawan perlu tahu adalah tentang keuntungan.

19. Pemilik perniagaan perlu tahu dan faham maksud untung. Jika pemilik perniagaan tidak memahami maksud untung, hal ini boleh menyebabkan mereka tersilap semasa mengira untung.

Kesilapan Pemilik Perniagaan dalam Mengira Untung | 19 Perkara Perakaunan Usahawan Perlu Tahu

Berikut merupakan antara kesilapan yang sering dilakukan oleh pemilik perniagaan dalam mengira untung:

• Invois yang sudah diberikan kepada pelanggan, tetapi masih belum mendapat bayaran tidak dikira sebagai jualan.
• Invois pembekal yang belum dibayar tidak dikira sebagai kos.
• Bil utiliti yang belum dibayar tidak dikira sebagai belanja.
• Membayar hutang dikira sebagai belanja. (Contoh: bayar ansuran kenderaan atau premis)
• Membeli mesin, peralatan kerja atau aset lain dikira sebagai kos bisnes, sedangkan ianya merupakan aset.
• Tidak memasukkan peruntukan dalam belanja, seperti yuran setiausaha syarikat, yuran menyediakan Laporan Audit, yuran agen cukai, dan lain-lain peruntukan.
• Tidak memasukkan non-cash item, seperti susut nilai aset dalam merekod belanja (perkara ini adalah sangat teknikal).

Sudahkah anda tahu tentang kesemua 19 perkara perakaunan usahawan perlu tahu yang dinyatakan di atas? Jom semak balik sejauh mana pengetahuan anda mengenai perakaunan syarikat. Cik Min berharap perkongsian tentang 19 perkara perakaunan usahawan perlu tahu ini dapat memberi manfaat kepada semua usahawan di luar sana.

Maklumat Lanjut

Perlukan bimbingan lanjut mengenai pengurusan kewangan syarikat? AR Success merupakan sebuah syarikat yang pakar dalam menguruskan akaun kewangan syarikat usahawan atau peniaga. Hubungi 019-626 3206 (Puan Rozita) untuk penjelasan yang lebih lanjut.

•••

Penafian
Pengendali web tidak bertanggungjawab terhadap komen atau catatan pengirim dalam ruangan ulasan laman ini. Komen atau catatan yang tertera adalah tanggungjawab pengirim sepenuhnya.