Seperti yang tuan puan tahu, akar umbi kepada kelancaran proses penyediaan akaun syarikat sehinggalah kepada siapnya laporan audit dan pengiraan cukai ialah penyimpanan dokumen sokongan. Hal ini demikian kerana, penyimpanan dokumen sokongan merupakan salah satu konsep waste to wealth.

Apa Itu Dokumen Sokongan? | Konsep Waste to Wealth

Dokumen sokongan ialah:

Cik Min boleh bagi contoh?

Boleh, Cik Min ambil contoh transaksi pembelian gula di 7 Eleven. Apa yang membuktikan berlakunya pembelian gula? Jawapannya: Resit=Dokumen.

Jika tuan puan tidak membuat pembelian, maka tiadalah Resit=Dokumen.

Tonton video di bawah untuk penerangan lanjut mengenai dokumen sokongan dalam konsep waste to wealth.

Faktor Kegagalan Usahawan Menyediakan Dokumen Sokongan | Konsep Waste to Wealth

Ramai usahawan berdepan dengan kegagalan patuh kepada Akta Syarikat 2016 dan Akta Cukai 1967 kerana tidak menyimpan dokumen sokongan.

Kebanyakan usahawan menganggap menyimpan dokumen sokongan ini sesuatu yang menyusahkan dan tidak kurang juga ada yang menilainya sama seperti sampah.

Terdapat 2 faktor kegagalan patuh Akta Syarikat 2016 dan Akta Cukai 1967, iaitu:

1. Faktor Ilmu
2. Faktor Masa

Punca berlakunya situasi ini mungkin kerana faktor ilmu iaitu tiada pencerahan tentang kepentingan dan kesan tidak simpan dokumen atau kerana faktor masa di mana lebih masa ditumpukan kepada meningkatkan jualan dan aliran tunai.

1. Faktor Ilmu

Jika faktor ilmu, Cik Min kongsikan di bawah sedikit panduan untuk usahawan dan bakal usahawan mulakan sehingga ianya menjadi kebiasaan dan seterusnya menjadi prosedur dan polisi syarikat untuk dipatuhi dari peringkat pengarah hinggalah kakitangan:

1. Set minda bahawa simpan dokumen sokongan adalah tanggungjawab setiap kali berlakunya transaksi duit masuk dan keluar serta kesan kalau tidak menyimpan dokumen sokongan akan menyebabkan penyediaan akaun syarikat hinggalah pengiraan cukai akan berdepan dengan masalah seperti denda atau penalti. 
2. Selalu ingat ‘sistem barter’ iaitu tiada satu transaksi akan berlaku tanpa pertukaran antara duit dan dokumen sokongan.
3. Sediakan sistem untuk simpan dokumen sokongan yang paling praktikal untuk semua ikut seperti contoh sistem envelope, kotak atau plastic bag. Bila dah jadi kebiasaan, “upgrade”kan sistem tersebut kepada sistem yang lebih “standard”.
4. Lantik seorang staf berjawatan kerani dengan tugas hakiki untuk mengumpul, susun dan simpan dokumen sokongan ini.
5. Belajar untuk kenal dan faham apa itu dokumen sokongan bukan sahaja untuk diri sendiri tetapi juga untuk tujuan memberi arahan dan membimbing pekerja yang dilantik untuk urus dokumen sokongan ini.

2. Faktor Masa

Jika faktor masa punca berlakunya situasi ini, maka usahawan perlu bijak dalam menguruskan dan mengimbangi masa dalam menguruskan jualan dan aliran tunai serta dokumen sokongan.

Hal ini kerana, dokumen sokongan ada kaitan dengan pihak ketiga (faktor luaran) iaitu Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) dan Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN). Manakala, jualan dan aliran tunai ialah urusan dalaman sesebuah perniagaan itu.

Oleh itu, usahawan perlu sedar dan peka bahawa faktor luaran merupakan sesuatu yang di luar kawalan dan kesan daripada gagal urus dokumen mungkin akan sedikit sebanyak mengganggu kelancaran perjalanan urusan bisnes tuan puan secara tidak langsung.

Apakah Kesan Tidak Urus Dokumen Sokongan? | Konsep Waste to Wealth

Terdapat 4 kesan tidak urus dokumen sokongan:

1. Rekod atau laporan kewangan menjadi tidak tepat, tidak boleh dipercayai dan tidak boleh dijadikan sebagai asas untuk buat keputusan.
2. Keputusan yang dibuat berdasarkan rekod dan laporan kewangan ini menjadi tidak betul.
3. Menjadikan pemilik syarikat berhutang dengan syarikat.
4. Bayar cukai yang tak sepatutnya.

Sebaliknya, jika dokumen sokongan ini disimpan, semua urusan dari rekod sehingga menyediakan laporan kewangan dan pengiraan cukai menjadi lebih lancar dan cepat. Tiada lagi situasi lambat hantar laporan audit ke SSM dan borang cukai ke LHDN.

Secara tidak langsung, permohonan untuk pembiayaan untuk tujuan pembelian aset seperti premis pejabat atau kenderaan akan menjadi lebih mudah dan cepat. Itulah yang dikatakan from waste to wealth.

Setakat ini sahaja perkongsian Cik Min mengenai konsep waste to wealth. Cik Min harap dengan perkongsian kali ini dapat membantu usahawan mengaplikasikan konsep waste to wealth dalam menguruskan syarikat tuan puan. Jumpa lagi di posting yang akan datang!

Maklumat Lanjut

Menyedari akan kepentingan dokumen sokongan ini, AR Success bersedia memberi khidmat nasihat secara PERCUMA dalam menguruskan dokumen sokongan perakaunan dari simpan sehingga adanya sistem fail. Bagi usahawan yang memerlukan bantuan, sila hubungi 019-626 3206 (Puan Rozita) atau emelkan ke info@arsuccess.com.my untuk membuat temu janji atau boleh juga datang ke pejabat di Bandar Sri Permaisuri, Cheras.

•••

Penafian
Pengendali web tidak bertanggungjawab terhadap komen atau catatan pengirim dalam ruangan ulasan laman ini. Komen atau catatan yang tertera adalah tanggungjawab pengirim sepenuhnya.

Untuk artikel lain, boleh klik LunaStory.com